Zásady ochrany osobních údajů

Whistleblowing

Zákon o ochraně oznamovatelů (tzv. whistleblowing)

Od 1.8.2023 je účinný zákon č.171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (tzv. whistleblowing).

​

Zákon o ochraně oznamovatelů upravuje podávání a postup posuzování oznámení o možném protiprávním jednání v rámci organizace a podmínky poskytování ochrany oznamovateli.

Bližší informace naleznete v informačních dokumentech: Podávání oznámení podle zákona o ochraně oznamovatelů a Zásady ochrany osobních údajů oznamovatele.

Samostatná schránka určená pro písemné podání oznámení bude umístěna u vchodu Organizace.

--------------------------------------------------------------------------------------------

PODÁVÁNÍ OZNÁMENÍ PODLE ZÁKONA O OCHRANĚ OZNAMOVATELŮ

 Zemědělské družstvo Pojbuky, se sídlem Pojbuky 56, Mladá Vožice, PSČ: 391 43, IČO: 00114880 (dále také „My“ nebo „Organizace“) jakožto povinná osoba dle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále také jako „Zákon“), si Vás tímto dovoluje informovat o zavedení vnitřního oznamovacího systému. Přínosem zavedení vnitřního oznamovacího systému je posilnění ochrany oznamovatele, jehož totožnost je chráněna před odvetnými opatřeními ze strany Organizace. Totožnost oznamovatele nebude sdělena bez jeho výslovného souhlasu nikomu kromě příslušné osoby. 

 Níže v textu se dozvíte zejména: 

  a) Jaké jsou cíle ochrany oznamovatelů; 

 b) Jaké povinnosti má oznamovatel; 

 c) Kdo může být oznamovatelem a jak chrání Zákon oznamovatele; 

 d) Jakých jednání se má oznámení týkat; 

 e) Jaká oznámení požívají ochrany dle Zákona; 

 f) Jakým způsobem je možné oznámení učinit, kdo je příslušnou osobou k přijímání a vyřizování oznámení; 

 g) Jaký je postup po přijetí oznámení; 

 h) Jak jsou chráněny osobní údaje oznamovatele. 

 1. Jaké jsou cíle ochrany oznamovatelů 

 Hlavním cílem ochrany oznamovatelů dle Zákona je zájem na předcházení protiprávního jednání v rámci Organizace, podpora důvěry zaměstnanců v Organizaci, ochrana Organizace a její dobré pověsti, jakož i ochrana práv zaměstnanců, klientů a dalších osob. 

 Informovat o důvodném podezření na protiprávní jednání v Organizaci je právem, nikoliv povinností oznamovatele. 

 2. Jaké povinnosti má oznamovatel 

 Oznamovatel by vzhledem k okolnostem a informacím, které má k dispozici v době podání oznámení, měl mít pádný důvod se domnívat, že jím oznamované či zveřejňované skutečnosti jsou autentické a pravdivé. Nelze tedy oznamovat skutečnosti vědomě nepravdivé. Takovéto jednání může být sankcionováno. 

 Při získávání podkladů dokládajících oznamované skutečnosti se oznamovatel nesmí dopustit jednání, které by mohlo mít charakter trestného činu. 

 Oznamovatel by měl jednat ve veřejném zájmu a v dobré víře, že jím podávané oznámení se opírá o věrohodná fakta a skutečnosti. 

 Oznamovatel by měl být schopen identifikovat, jaké oblasti se protiprávní jednání týká a promyslet jaké ověřitelné informace o ohlašovaném protiprávním jednání může poskytnout. 

Rozsah a kvalita předkládaných informací mohou pozitivně ovlivnit způsob prošetření oznámení. 

 3. Kdo může být oznamovatelem a jak chrání Zákon oznamovatele

 Oznamovatel je fyzická osoba, která oznámí či zveřejní informace o protiprávním jednání, které získala v souvislosti s výkonem práce pro Organizaci nebo jinou obdobnou činností (např. samostatnou výdělečnou činností, dobrovolnickou činností, odbornou praxí či stáží nebo jiným výkonem práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění pro Organizaci). Takovou osobou tedy může být zejména zaměstnanec, uchazeč o zaměstnání, stážista, dobrovolník, odborný praktikant nebo jiná osoba, která je nebo byla s Organizací ve smluvním vztahu. 

 Vůči oznamovateli je výslovně zakázáno uplatňovat tzv. odvetná opatření, kterými se rozumí jednání nebo opomenutí v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností oznamovatele, které bylo vyvoláno učiněním oznámení a které oznamovateli působí nebo může způsobit neoprávněnou újmu, například: 

 a. rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou, 

 b. zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti, 

 c. odvolání z místa vedoucího zaměstnance, 

 d. snížení platu nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku, 

 e. přeložení nebo převedení na jinou práci, 

 f. pracovní posudek neodpovídající skutečnosti, 

 g. neumožnění odborného rozvoje, 

 h. změna pracovní doby, 

 i. vyžadování lékařského posudku nebo pracovnělékařské prohlídky, 

 j. výpověď nebo odstoupení od smlouvy, nebo 

 k. zásah do práva na ochranu osobnosti. 

 Pokud by byl tento zákaz porušen a došlo k postižení oznamovatele odvetnými opatřeními, může využít prostředky nápravy, přičemž má rovněž právo na přiměřené zadostiučinění, byla-li mu odvetným opatřením způsobena nemajetková újma. Obdobná ochrana náleží rovněž tzv. dalším zapojeným osobám dle ust. § 4 odst. 2 Zákona. 

 Kromě zákazu uplatnění odvetných opatření má oznamovatel a tzv. další zapojené osoby právo na ochranu jeho totožnosti, a to prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému, přičemž oznámení zpracovává výhradně k tomu pověřená osoba, a v nepřítomnosti pověřené osoby její zástupce. 

 Ochrana nenáleží oznamovatelům podávajícím vědomé nepravdivé, zlovolné oznámení. 

 4. Jakých jednání se má oznámení týkat

 Oznamovatel je oprávněn činit oznámení, má-li důvodně za to, že v Organizaci došlo k protiprávnímu jednání. Protiprávním jednáním se rozumí jednání či opomenutí, jež je uvedeno v ust. § 2 odst. 1) Zákona, přičemž s ohledem na předmět činnosti Organizace může jít zejména o jednání či opomenutí, které: 

  l. má znaky trestného činu, 

 m. má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100.000,- Kč, 

 n. porušuje Zákon, nebo 

一 o. porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti i. finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů, 

一 ii. daně z příjmů právnických osob, 

一 iii. předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, 

一 iv. ochrany spotřebitele, 

一 v. ochrany životního prostředí, 

一 vi. hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek, 

一 vii. ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví, 

一 viii. ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů, 

一 ix. ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo 

一 x. fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie. 

 Předmětem oznámení tak mohou být například protiprávní jednání v oblasti veřejných zakázek, porušení bezpečnosti práce nebo porušení ochrany osobních údajů. 

 5. Jaká oznámení požívají ochrany dle Zákona 

 Aby získal oznamovatel statut oznamovatele dle Zákona, a tedy příslušnou ochranu, je třeba, aby podal oznámení, jehož obsahem je důvodné podezření o skutečných či možných protiprávních jednáních dle odst. 4 tohoto informativního dokumentu, k nimž došlo nebo mohlo dojít v Organizaci. 

 Organizace výslovně upozorňuje, že oznamovatel by vzhledem k okolnostem a informacím, které má k dispozici v době oznámení, měl mít pádný důvod se domnívat, že jím oznamované či zveřejňované skutečnosti jsou autentické a pravdivé. Nelze tedy oznamovat skutečnosti vědomě nepravdivé. Takovéto jednání může být sankcionováno, přičemž se jedná o přestupek dle Zákona. 

 Oznámením podle Zákona není část oznámení, která obsahuje informace: 

a) jejichž oznámení by mohlo bezprostředně ohrozit podstatný bezpečnostní zájem České republiky; podstatným bezpečnostním zájmem České republiky se pro účely tohoto zákona rozumí 

 1. svrchovanost, územní celistvost a demokratické základy České republiky, 

2. vnitřní pořádek a bezpečnost, včetně kritické infrastruktury a informačních systémů veřejné správy, 

3. ve větším rozsahu životy a zdraví osob, 

4. ochrana informací o veřejných zakázkách v oblasti obrany nebo bezpečnosti, ledaže je zadávání těchto zakázek upraveno předpisem Evropské unie, 

5. plnění mezinárodních závazků v oblasti obrany, 

6. významné bezpečnostní operace, nebo 

7. bojeschopnost ozbrojených sil České republiky, 

b) o činnosti zpravodajských služeb České republiky, nebo 

c) jejichž oznámení by představovalo porušení povinnosti zachovávat mlčenlivost duchovních v souvislosti s výkonem zpovědního tajemství nebo práva obdobného zpovědnímu tajemství. 

 Z oznamování jsou dále vyňaty určité typy informací uvedené v ust. § 3 odst. 1 Zákona, u kterých zájem na jejich ochraně převažuje nad zájmem na ochraně oznamovatele. Ohledně informací, jež jsou kryty mlčenlivostí a specifikovány v ust. § 3 odst. 1 Zákona, nesmí oznamovatel činit oznámení. 

 Oznamovatel je oprávněn učinit oznámení ohledně informací, jež jsou kryty bankovním tajemstvím, smluvní povinností mlčenlivosti, povinností mlčenlivosti podle daňového řádu a povinnosti zachovávat mlčenlivost podle jiných právních předpisů upravujících práci nebo jinou obdobnou činnost, a to v případě, kdy má oznamovatel oprávněné důvody se domnívat, že oznámení je nezbytné pro odhalení protiprávního jednání. 

 Oznámení lze učinit i anonymně. Za anonymní je považováno takové oznámení, ve kterém oznamovatel neuvede své jméno, příjmení nebo jiné údaje, dle nichž by jej bylo možné identifikovat. Rovněž v případě anonymního oznámení je účelné sdělit telefon či email, jehož prostřednictvím se lze při zachování anonymity s oznamovatelem spojit. Nemožnost kontaktu s oznamovatelem může negativně ovlivnit prošetření oznámení. Oznamovateli, který podal oznámení anonymně náleží ochrana podle Zákona, jen vyjde-li jeho totožnost dodatečně najevo. 

 6. Jakým způsobem je možné oznámení učinit, kdo je příslušnou osobou k přijímání a vyřizování oznámení 

 K podání oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému může oznamovatel využít: 

   a) listinné oznámení, které je možné zaslat v zalepené obálce na adresu Organizace: Pojbuky 56, 391 43 Mladá Vožice, s označením obálky „Whistleblowing – neotevírat, výhradně k rukám příslušné osoby“. Při nesplnění této podmínky nelze zcela garantovat utajení totožnosti oznamovatele nebo důvěrnost sdělovaných informací, 

  b) telefonní linku příslušné osoby: 724 352 119. Telefonický hovor není zaznamenáván, zaznamenán může být pouze se souhlasem oznamovatele. O telefonicky podaném oznámení bude sepsán záznam, s následnou možností přepis ústního podání zkontrolovat, případně opravit a odsouhlasit podpisem oznamovatele, 

  c) osobní jednání s příslušnou osobou, jež je možno uskutečnit po předchozí domluvě termínu s příslušnou osobou na telefonním čísle: 724 352 119. Oznámení může být podle domluvy zaznamenáno na diktafon a následně přepsáno, nebo rovnou sepsáno do záznamu s možností zápis následně zkontrolovat, opravit a odsouhlasit podpisem oznamovatele. 

 Oznámení musí být určité a srozumitelné. Z oznámení musí být zřejmé, proti které osobě směřuje a jakého jednání se týká tak, aby bylo možné jej řádně prošetřit. 

 Osobou pověřenou Organizací k vedení vnitřního oznamovacího systému a přijímání a vyřizování oznámení je paní Lucie Bednářová, kancelář evidence půdy (dále také jako „příslušná osoba“). Osobou zastupující příslušnou osobu v nepřítomnosti je paní Alena Macháčková, kancelář účtárny. 

 Příslušná osoba: 

   a) přijímá a posuzuje důvodnost oznámení podaného prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému naší Organizace, 

  b) navrhuje opatření k nápravě nebo předejití protiprávního stavu v návaznosti na podané oznámení, ledaže by tímto postupem mohlo dojít k prozrazení totožnosti oznamovatele nebo osoby podle ust. § 4 odst. 2 Zákona, 

  c) plní pokyny Organizace, ledaže ohrožují nebo maří výkon její činnosti podle Zákona, 

  d) postupuje při výkonu své činnosti podle Zákona nestranně, 

  e) zachovává mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděla při výkonu své činnosti podle Zákona, a to i po ukončení výkonu této činnosti, pokud Zákon nestanoví jinak. 

 Výše specifikovaná oznámení týkající se Organizace je možno podat také externímu řešiteli, kterým je Ministerstvo spravedlnosti ČR, a to těmito způsoby: 

   a) písemně na adresu: Ministerstvo spravedlnosti ČR, Vyšehradská 16, 128 10, Praha 2, 

  b) e-mailem: oznamovatel@msp.justice.cz, 

  c) telefonicky: + 420 221 997 840, 

  d) prostřednictvím zabezpečeného formuláře: https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/. 

 Více informací naleznete na webové stránce Ministerstva spravedlnosti - https://oznamovatel.justice.cz/. 

 7. Jaký je postup po přijetí oznámení 

 Je-li v oznámení uveden kontakt oznamovatele, příslušná osoba oznamovatele vyrozumí o přijetí jeho oznámení, a to do 7 dnů ode dne přijetí oznámení, ledaže 

   a) oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozuměla, 

  b) je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě. 

 Příslušná osoba může oznamovatele současně vyzvat k dalšímu objasnění skutečností uvedených v oznámení či k poskytnutí dodatečných informací a stanovit oznamovateli pro poskytnutí informací přiměřenou lhůtu. Skutečnosti uvedené v oznámení jsou ze strany příslušné osoby prověřovány, a to například formou interního šetření. 

 Postup příslušné osoby nesmí vést k ohrožení zájmu na ochraně totožnosti oznamovatele, případně dalších zapojených osob dle ust. § 4 odst. 2 Zákona nebo k ohrožení ochrany jejich osobních údajů. Příslušná osoba nesmí sdělit totožnost oznamovatele a dalších osob dle ust. § 4 odst. 2 Zákona bez jejich písemného souhlasu, ledaže je příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů. Poskytuje-li příslušná osoba informaci o totožnosti oznamovatele orgánu veřejné moci, je povinna o tom předem oznamovatele vyrozumět společně s důvody, pro které je povinna informaci o totožnosti poskytnout, a umožnit oznamovateli, aby se k poskytnutí informace vyjádřil. 

 Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím, ledaže 

   a) oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu, aby ho o prodloužení lhůty nevyrozuměla, 

  b) je zřejmé, že vyrozuměním o prodloužení lhůty by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě. 

 Zjistí-li příslušná osoba při posuzování důvodnosti oznámení, že nejde o oznámení podle Zákona, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele. 

 Je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba Organizaci navrhne opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. Je-li oznámení podáno u příslušné osoby pověřené Organizací, pro kterou oznamovatel nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, navrhuje příslušná osoba nápravná opatření osobě, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nevylučuje-li to povaha věci. Nepřijme-li Organizace opatření navržené příslušnou osobou, přijme k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření. O přijatém opatření Organizace neprodleně vyrozumí příslušnou osobu, která o něm písemně vyrozumí oznamovatele, ledaže jde o výjimky uvedené výše pod body a) a b). 

 Není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci. 

 8. Jak jsou chráněny osobní údaje oznamovatele 

 Informace o ochraně osobních údajů v souvislosti s podáváním oznámení dle Zákona naleznete v dokumentu ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ OZNAMOVATELE (WHISTLEBLOWERA) .

 Tento informační dokument k podávání oznámení podle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů je účinný ode dne 15. prosince 2023. 

 V Pojbukách dne 14. prosince 2023

 za Zemědělské družstvo Pojbuky

Pavel Opolzer, předseda družstva

Whistleblowing 2

 ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ OZNAMOVATELE (WHISTLEBLOWERA)

Zemědělské družstvo Pojbuky, se sídlem Pojbuky 56, Mladá Vožice, PSČ: 391 43 IČO: 00114880 (dále také „My“ nebo „Organizace“) jakožto povinná osoba dle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraněoznamovatelů (dále také jako „Zákon“), si Vás tímto dovoluje informovat o níže specifikovaném shromažďování a zpracovávání osobních údajů a zásadách ochrany soukromí, které zpracováváme při řešení oznámení učiněných prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému naší Organizace.

 Níže v textu se dozvíte zejména:

                         a) Kdo je správcem osobních údajů a tzv. příslušnou osobou;

                       b) Jaké osobní údaje zpracováváme;

                       c) Jak využíváme tyto osobní údaje (účel zpracování);

                       d) Kdo má přístup k osobním údajům;

                       e) Jaká je doba zpracování osobních údajů;

                       f) Jakým způsobem jsou osobní údaje zabezpečeny;

                       g) Jaká jsou ve vztahu k ochraně osobních údajů Vaše práva.

 1. Kdo je správcem osobních údajů a tzv. příslušnou osobou

 Správcem osobních údajů je Organizace.

 Osobou pověřenou Organizací k vedení vnitřního oznamovacího systému a přijímání a vyřizování oznámení je paní Lucie Bednářová, kancelář evidence půdy (dále také jako „příslušná osoba“). Osobou zastupující příslušnou osobu v nepřítomnosti je paní Alena Macháčková, kancelář účtárny.

 Více informací k podávání oznámení a vnitřnímu oznamovacího systému organizace naleznete v informačním dokumentu Organizace „Podávání oznámení podle zákona o ochraně oznamovatelů“, který naleznete na webové stránce: zdpojbuky.cz

 2. Jaké osobní údaje zpracováváme?

 Za účelem prošetření podaných oznámení zpracovává příslušná osoba zejména následující osobní údaje:

•                    datum přijetí oznámení,

•                    jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, jsou-li tyto údaje známy,

•                    obsah oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřuje, je-li její totožnost známa,

•                    osobní údaje, které příslušná osoba získala v průběhu prošetřování oznámení,

•                    datum ukončení posouzení oznámení (případně datum posouzení důvodnosti oznámení) příslušnou osobou a jejich výsledek.

 Zpracování výše uvedených osobních údajů je nezbytné pro splnění právních povinností, které se na naši Organizaci vztahují. V určitých případech může být zpracování osobních údajů nezbytné pro účely ochrany oprávněných zájmů Organizace.

Zpracování osobních údajů v souvislosti s podaným oznámením je omezeno na osobní údaje, které jsou nezbytné k ověření důvodnosti přijatého oznámení.

 Osobní údaje získáváme:

•                    od oznamovatele, prověřovaných osob a dalších zúčastněných osob,

•                    od státních a jiných orgánů v rámci řešení daného oznámení,

•                    z veřejně přístupných rejstříků, seznamů a evidencí.

 Kategorie subjektů údajů, jejichž osobní údaje v souvislosti s podaným oznámením zpracováváme:

•                    zaměstnanec, bývalý zaměstnanec, uchazeč o zaměstnání,

•                    stážista,

•                    dobrovolník,

•                    odborný praktikant,

•                    jiná osoba, která je nebo byla s Organizací ve smluvním vztahu,

•                    další osoba dotčená podaným oznámením (např. osoba, vůči níž oznámení směřuje).

 3. Jak využíváme tyto osobní údaje (účel zpracování)?

 Veškeré údaje, které Organizace zpracovává, využíváme toliko pro účely řešení případů oznámení, prevence páchání protiprávní činnosti, zajištění dodržování právních a vnitřních předpisů Organizace a plnění právních povinností, které se vztahují na Organizaci. Osobní údaje mohou být v anonymizované podobě využity rovněž pro statistické účely. Zpracovávané osobní údaje mohou být dále využity k ochraně oprávněných zájmů Organizace a třetích osob jako jsou externí spolupracovníci, klienti, obchodní partneři apod.

 4. Kdo má přístup ke zpracovávaným osobním údajům?

 Vaše osobní údaje zpracovává jako správce Organizace, přičemž přístup k osobním údajům zpracovávaným v souvislosti s prošetřováním oznámení má pouze příslušná osoba, případně v její nepřítomnosti zástupce, a další osoby pověřené řešením oznámení. Tyto osoby jsou povinny zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděly při výkonu své činnosti podle Zákona, a to i po ukončení výkonu této činnosti, pokud Zákon nestanoví jinak.

 Příslušná osoba nesmí sdělit totožnost oznamovatele a dalších osob dle ust. § 4 odst. 2 Zákona bez jejich písemného souhlasu, ledaže je příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů. Poskytuje-li příslušná osoba informaci o totožnosti oznamovatele orgánu veřejné moci, je povinna o tom předem oznamovatele vyrozumět společně s důvody, pro které je povinna informaci o totožnosti poskytnout, a umožnit oznamovateli, aby se k poskytnutí informace vyjádřil.

 5. Jaká je doba zpracování osobních údajů?

 Osobní údaje zpracováváme pouze po dobu nezbytně nutnou, přičemž podle ust. § 21 odst. 2 Zákona je příslušná osoba povinna uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení. Po uplynutí této doby mohou být osobní údaje uchovávány za účelem ochrany oprávněných zájmů Organizace, a to po dobu běhu promlčecích lhůt, příp. též po dobu běhu procesních lhůt určených k uplatnění našich nebo Vašich práv v případném soudním či jiném řízení.

 6. Jakým způsobem jsou osobní údaje zabezpečené?

 Organizace používá vhodná technická, organizační a administrativní bezpečnostní opatření k ochraně osobních údajů. Těmito opatřeními jsou osobní údaje chráněny před ztrátou, zneužitím, neoprávněným přístupem, zveřejněním, změnami či zničením.

 Přijímání a vyřizování oznámení v rámci vnitřního oznamovacího systému Organizace je technicky i organizačně nastaveno takovým způsobem, aby k osobním údajům oznamovatele (případně k osobním údajům tzv. dalších zapojených osob) měla zajištěn přístup toliko příslušná osoba, a v její nepřítomnosti její zástupce, případně další osoby pověřené agendou whistleblowingu. Uvedené osoby jsou povinny zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděly při výkonu své činnosti podle Zákona, a to i po ukončení výkonu této činnosti, pokud Zákon nestanoví jinak. Ochrana dle Zákona však nepřísluší oznamovateli, který podal vědomě nepravdivé oznámení.

 7. Jaká jsou práva ve vztahu k ochraně osobních údajů?

 Vaše práva k námi prováděnému zpracování osobních údajů jsou následující: 

a) Právo na přístup k Vašim osobním údajům;

b) Právo na opravu Vašich osobních údajů;

c) Právo na výmaz Vašich osobních údajů;

d) Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů;

e) Právo odvolat kdykoliv souhlas se zpracováním osobních údajů, je-li zákonnost zpracování založena na souhlasu se zpracováním osobních údajů;

f) Právo na přenositelnost Vašich osobních údajů;

g) Právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů;

h) Právo podat stížnost na zpracování Vašich osobních údajů.

 Níže je blíže vysvětlen obsah Vašich jednotlivých práv, tak aby bylo možno učinit si o jejich obsahu bližší obraz. Stížnost ve smyslu písmene h) je možno podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, webová stránka: http://www.uoou.cz.

 Právo na přístup k osobním údajům

 Obsahem tohoto práva je možnost kdykoliv nás požádat o potvrzení, zdali jsou či nejsou Vaše osobní údaje zpracovávány, a jestliže jsou, za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, po jakou dobu budou zpracovávány, z jakého zdroje byly osobní údaje získány, zdali dochází na základě zpracování Vašich osobních údajů k automatickému rozhodování, včetně profilování a konečně existuje-li právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku.

Právo na opravu Vašich osobních údajů

 Obsahem tohoto práva je možnost kdykoliv nás požádat o opravu či doplnění Vašich osobních údajů pro případ, že jsou nepřesné či neúplné.

 Právo na výmaz Vašich osobních údajů

 Obsahem tohoto práva je naše povinnost vymazat Vaše osobní údaje pokud: 

a) Již nejsou potřebné pro účely, pro něž byly shromážděny nebo jinak zpracovány;

b) Z Vaší strany dojde ke vznesení námitek proti zpracování, přičemž neexistují žádné oprávněné důvody pro zpracování;

c) Zpracování je protiprávní;

d) Existuje naše zákonná povinnost vymazat Vaše osobní údaje.

 Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů

 Náplní tohoto práva je, že v případě určitých sporných otázek ohledně zpracování Vašich osobních údajů, jsme povinni omezit zpracování Vašich osobních údajů, pokud nás o to požádáte. Toto omezení znamená, že Vámi vybrané osobní údaje označíme a zajistíme, aby nebyly nadále zpracovány jinak než jejich uložením. To neplatí, nastane-li některá z výjimek předpokládaná právními předpisy.

 Spornými otázkami ve smyslu výše uvedeného je skutečnost, že: 

a) Popíráte přesnost osobních údajů, přičemž zpracování osobních údajů bude omezeno po dobu potřebnou k ověření přesnosti zpracování osobních údajů;

b) Zpracování je protiprávní a Vy odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití; 

c) Organizace již Vaše osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, avšak Vy tyto osobní údaje požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků (právo na omezení zpracování tak chrání Vaše zájmy, neboť Organizaci zakazuje jejich vymazání); nebo 

d) Jste vznesl námitku proti zpracování osobních údajů, přičemž zpracování osobních údajů bude omezeno, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Organizace převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.

 Pokud pominou důvody pro omezení zpracování Vašich osobních údajů, omezení zpracování bude Organizací neprodleně zrušeno.

Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů

U některých kategorií osobních údajů je nezbytné, aby byl z Vaší strany udělen souhlas se zpracováním osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů. Byl-li z Vaší strany udělen souhlas se zpracováním vybraných kategorií osobních údajů, jejichž zpracování není nezbytné pro účely splnění smlouvy, splnění právní povinnosti Organizace, ochranu důležitých zájmů Organizace nebo jiné fyzické osoby, splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci nebo pro účely ochrany oprávněných zájmů Organizace, jste oprávněni kdykoliv odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. Odvolání souhlasu nemá též vliv na zpracování osobních údajů, které Organizace zpracovává na základě jiného právního titulu.

 Právo na přenositelnost Vašich osobních údajů

 Toto právo znamená, že jestliže jste nám poskytl/a osobní údaje, které se Vás týkají, máte právo po nás požadovat, abychom tyto údaje přímo předali jinému správci osobních údajů, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu za předpokladu, že: 

a) zpracování osobních údajů se v Organizaci provádí automatizovaně; a zároveň

b) zpracování je založeno na souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo na uzavření či plnění smlouvy. 

Právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů

 Obsahem tohoto práva je možnost vznesení námitky z Vaší strany proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme na základě právního titulu oprávněného zájmu. Oprávněným zájmem Organizace může být například uchování osobních údajů za účelem efektivní obrany Organizace v případném soudním sporu. 

Organizace není oprávněna nadále zpracovávat Vaše osobní údaje, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy, nebo pro určení, výkon, nebo obhajobu právních nároků.

 Vezměte prosím na vědomí, že v souvislosti s nutnou ochranou oznamovatele mohou být některá práva omezena. 

Jestliže budete chtít uplatnit některé z výše uvedených práv, můžete kontaktovat příslušnou osobu Lucii Bednářovou (popř. paní Alenu Macháčkovou), přičemž lze využít některý z těchto způsobů:

 a) listinné oznámení, které je možné zaslat v zalepené obálce na adresu Organizace: Pojbuky 56, 391 43 Mladá Vožice, s označením obálky „Whistleblowing – neotevírat, výhradně k rukám příslušné osoby“. Při nesplnění této podmínky nelze zcela garantovat utajení totožnosti oznamovatele nebo důvěrnost sdělovaných informací,

 b) telefonní linku příslušné osoby: 724 352 119. Telefonický hovor není zaznamenáván, zaznamenán může být pouze se souhlasem oznamovatele. O telefonicky podaném oznámení bude sepsán záznam, s následnou možností přepis ústního podání zkontrolovat, případě opravit a odsouhlasit podpisem oznamovatele,

 c) osobní jednání s příslušnou osobou, jež je možno uskutečnit po předchozí domluvě termínu s příslušnou osobou na telefonním čísle: 724 352 119. Oznámení může být podle domluvy zaznamenáno na diktafon a následně přepsáno, nebo rovnou sepsáno do záznamu s možností zápis následně zkontrolovat, opravit a odsouhlasit podpisem oznamovatele.

 Osoba podávající žádost o uplatnění svých práv musí v žádosti uvést své identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, adresu bydliště), uplatňované právo a popis, čeho se domáhá. Příslušná osoba musí být schopna identifikovat žadatele a ověřit jeho totožnost.

 Tyto zásady ochrany osobních údajů jsou účinné ode dne 15. prosince 2023.

 V Pojbukách dne 14. prosince 2023 

za Zemědělské družstvo Pojbuky

Pavel Opolzer, předseda družstva